8 Weken voor het Event
Dit is het moment voor strategische beslissingen. Alles wat je nu vastlegt, geeft alle partijen genoeg voorbereidingstijd.
- Locatieopname uitvoeren: maten, stroomgroepen, plafondhogte, bestaande installaties, bereikbaarheid voor vrachtwagens.
- Programma-outline opstellen: tijdlijn, hoogtepunten, type acts (live band, DJ, sprekers, hybride).
- Technische rider verzamelen van alle optredenden en sprekers.
- Budget vaststellen en verdelen over geluid, licht, video en crew.
- Vergunningen aanvragen: geluidsvergunning, evenementenvergunning, BUMA/STEMRA-licentie indien van toepassing.
- AV-partner contacteren en eerste briefing houden. Vraag om een conceptplan inclusief stroom- en riggingberekening.
- Brandveiligheid: controleer rookalarminstallaties en noodverlichting op de locatie. Is er brandpreventief beleid voor open vuur of lasers?
Stuur je AV-partner de plattegrond van de locatie zodat hij alvast een concept-opstelling kan tekenen. Dit bespaart minstens één locatiebezoek.
4 Weken voor het Event
Nu wordt de planning concreet. Alles wat je nu vastlegt, kan nog worden aangepast; wat je nu vergeet, levert stress op.
- Definitief licht- en geluidsplan goedkeuren met je AV-partner.
- Materiaalboeking bevestigen — huur een bevestiging op papier of e-mail.
- Crew inplannen: technisch opbouwteam, lichttechnicus, geluidstechnicus, eventueel cameraman en videotechnicus.
- Stroomplan doorsturen naar de locatiemanager voor goedkeuring.
- Rigging-aanvragen indienen bij de locatie (trusconstructies, hangpunten).
- Backdrops, podiumdecor en branded elementen bestellen of reserveren.
- Communicatieapparatuur regelen: walkietalkies of headsets voor crew.
- Catering voor crew bespreken met de locatie: wanneer zijn de technici aanwezig en wat eten zij?
- Back-up apparatuur inplannen: welke kritieke onderdelen hebben we als reserve beschikbaar?
1 Week voor het Event
De week voor het event is operationeel. Alles staat, nu finetunen.
- Definitief draaiboek maken met tijdblokken: aankomst crew, opbouw start, geluidscheck, lichtcheck, generale, deuren open, programma-items, afbouw.
- Cue-list voor licht en geluid finaliseren en doorspreken met technici.
- Rundown doorsturen aan alle technici (met contactgegevens van alle betrokkenen).
- Locatiebezoek met complete crew voor een technische walkthrough.
- Stroomkabels en verlengstukken controleren — zijn alle kabels van de juiste diameter voor het geplande vermogen?
- Apparatuur testen: microfoons, mixing consoles, projectoren, LED-walls. Vervang versleten kabels of gebrekkige apparatuur.
- Noodplan opstellen: wat als de projector uitvalt? Wat als een microfoon wegvalt? Zorg voor alternatieve opties.
- Contact opnemen met de locatiemanager: zijn er de dag van het event andere boekingen of beperkingen?
Maak een vaste "go/no-go" lijst van kritieke zaken die vóór de deuren opengaan gecontroleerd zijn. Tekent iemand voor akkoord.
Dag van het Event
Dit is de dag waarop je planning tot leven komt. Met een goed voorbereide rundown kan dit kalm en efficiënt verlopen.
- Aankomst crew op geplande tijd (reken altijd extra buffer in — verkeer, parkeren, locatietoegang).
- Opbouwvolgorde handhaven: eerst constructies en rigging, dan apparatuur, dan bekabeling.
- Geluidscheck uitvoeren in lege ruimte + na aanvang van het publiek bijstellen.
- Lichtcheck: alle cues doorlopen, tijdlijn synchroniseren met programma.
- Video-check: testbeelden op LED-wall of projector, resolutie controleren.
- Briefing met alle technici 30 min voor de deuren opengaan: wie doet wat, wat zijn de signaalafspraken, waar zijn de back-ups.
- Tijdens het event: één aanspreekpunt aanwijzen voor alle programma-gerelateerde aanpassingen (niet meerdere mensen die tegelijk opdrachten geven).
- Afbouw: systematisch en veilig. Geen haast, kabels netjes oprollen, apparatuur controleren op volledigheid.
- Einde: locatie terugleveren zoals afgesproken (schoon, sleutels terug, checklijst aftekenen).
Na het Event
Een goede evaluatie is goud waard voor je volgende event.
- Apparatuur retourneren en controleren op schade: meld eventuele schade direct bij de verhuurder.
- Facturen verwerken: zorg dat alle technische kosten gedocumenteerd zijn voor je administratie.
- Evaluatiemeeting houden met crew: wat ging goed, wat kan beter?
- Feedback verzamelen bij gasten of opdrachtgever over de technische uitvoering.
- Fotomateriaal en video-opnames veiligstellen voor toekomstige documentatie.
- Vergunningen afsluiten: zijn er meldingen te doen bij gemeente of andere instanties?
- Notities maken voor een volgend event in dezelfde locatie: welke specifieke uitdagingen waren er en hoe heb je ze opgelost?
Bewaar alle technische riders, lichtplannen en stroomberekeningen digitaal. Bij een volgend event op dezelfde locatie bespaar je hiermee enorm veel voorbereidingstijd.
Oprichter van DAE Productions met 12 jaar ervaring in technisch ontwerp en showproductie. Schrijft en reviewt de kennisbank samen met het vaste technische team.
